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La digitalizzazione degli archivi

DALL’ARCHIVIO CARTACEO ALL’ARCHIVIO INFORMATICO
La digitalizzazione è un processo di conversione delle informazioni da analogiche a digitali che rende tali informazioni adatte all’utilizzo su strumenti elettronici come computer, smartphone, e-book reader.
Negli archivi e nelle biblioteche, è utile per creare copie permanenti di documenti originali, che rischiano di deteriorarsi, oppure per ridurre il volume dei libri o lo spreco di fogli di carta.
Per creare copie digitali di libri stampati e manoscritti si può usare uno scanner, per salvare il risultato su supporti materiali o nel cloud.
Spesso si fa una copia digitale in modo che chi ha bisogno di consultare il documento possa usare quella, e non l’originale su carta affinché questo possa essere conservato.
Tuttavia, neanche le memorie digitali sono eterne. Il problema dell’individuazione di uno spazio di archiviazione sicuro risale alla nascita dei primi computer.

Prima degli anni 50, i dati e i programmi da utilizzare al computer venivano scritti su fogli di carta. Si iniziò allora a usare dei nastri magnetici, che però si deterioravano molto facilmente, sia quando venivano conservati sia nella fase di lettura. Quindi, già da metà del decennio, si passò progressivamente a dei dischi ottici il cui sensore di lettura non era a contatto con la superficie. Nei primi anni servivano comunque supporti di grande volume per salvare piccole quantità di dati, ma un successivo sviluppo ha permesso di ridurre via via gli spazi, fino ad arrivare agli hard disks, che sono costituiti da dei dischi che è possibile magnetizzare senza danneggiarli. I primi veri hard disks, risalenti agli anni 60, erano direttamente collegati ai computer, mentre i sistemi più evoluti interpongono unità di controllo tra il calcolatore e la memoria.
I nuovi dispositivi di archiviazione digitali sono molto resistenti, ma rischiano di incorrere nell’obsolescenza degli hardware o dei software.

Organizzazione degli archivi
Gli archivi, in base al modo in cui i dati vengono organizzati, si possono classificare in sequenziali, ad accesso diretto e a indice. Ogni tipologia ha diverse caratteristiche ed è adatto a diversi scopi. Negli archivi sequenziali, i record (le singole informazioni) sono registrati uno dopo l’altro, nell’ordine in cui vengono inseriti. Questo tipo di organizzazione è adatto quando si deve effettuare lo stesso tipo di elaborazione su tutti i record del file, ma viene ora utilizzato solo per gli archivi storici perché per accedere ad un determinato record si devono scorrere tutti quelli che lo precedono. Questa organizzazione è l’unica possibile per i file memorizzati su nastro.
Negli archivi ad accesso diretto (o casuale) ogni informazione è individuata da un numero che ne esprime la posizione all’interno del file. Se i record vengono inseriti uno di seguito all’altro, il numero di un record viene assegnato aggiungendo una unità al numero del record precedente. Se si vuole invece accedere modo diretto a un determinato record occorre specificare il numero prima di un’operazione di lettura.

Per gli archivi ad indice, nel file deve essere individuato un campo, detto chiave, che identifica il record in modo univoco. Con questo tipo di organizzazione, accanto alla zona dove sono registrati record dell’ordine di immissione, viene gestita una tabella delle chiavi: la ricerca del record avviene leggendo la tabella delle chiavi e non i record come succede nei file sequenziali. In questo modo l’utente può accedere direttamente al record specificandone solo la chiave, senza dover scorrere tutti quelli che lo precedono, anche se è possibile accedere a tutti i record del file leggendo in modo sequenziale. Si utilizza questa organizzazione quando si deve elaborare un solo record alla volta, cioè quando si devono effettuare operazioni locali.